MEKTUP
İletişim, insanın en temel ihtiyaçlarından biridir. İnsanlar var olduğu andan itibaren çeşitli şekillerde iletişim kurmuştur. Mektup ise yazının icadından beri kullanılmış önemli iletişim araçlarındandır. Mektup türü için insanların birbirleriyle iletişim kurmasını sağlayan yazılı araçtır diyebiliriz. İlk mektuplar tamamen haberleşme amaçlı yazılmıştır. Sonradan içeriği de değişmiştir. Günümüzde teknolojinin gelişimi ile birlikte özellikle haberleşmek adına mektup türünün kullanımı oldukça azdır, mektubun yerini e-posta almıştır. Ancak mektubun tek işlevi bu değildir. Amaçlarına göre farklı şekillerde yazılabilir. Bu noktada da mektubun türleri bulunur:
- Özel Mektup
- Edebi Mektup
- İş Mektupları
- Resmî Mektup
- Açık Mektup
Edebi anlamda bakacak olursak yazarlar roman ve hikâyelerinde mektup türüne yer vermişlerdir. Hatta bazı yazarlar eserinin tamamını mektuplardan oluşturmuştur. Mektubu bir anlatım yöntemi olarak görmüş ve kullanmışlardır. Dostoyevski’nin İnsancıklar, Halide Edip’in Handan, Reşat Nuri Güntekin’in Bir Kadın Düşmanı adlı eserleri mektup-roman türüne örnek verilebilir. Türk edebiyatında eskilere gittiğimizde de hem halk hem de divan edebiyatında mektuplara rastlarız. Özellikle divan edebiyatında münşeat adı verilen eserlerde çokça mektup bulunmaktadır. bu dönemde Fuzuli’nin Kanuni Sultan Süleyman’a yazdığı ”Şikâyetname” önemli bir mektup örneğidir. Tanzimat Dönemi’nden itibaren çoğu türde olduğu gibi mektup da gelişmeye devam etmiştir. Şinasi, Namık Kemal gibi birçok sanatçı mektup türünde yazmıştır.
MEKTUP TÜRLERİ
Özel Mektup: Birbirlerine yakın, aralarında akrabalık ya da arkadaşlık ilişkisi bulunan insanların birbirleri için içten bir dil ile yazdığı mektuplardır. Mektuplar hitap ile başlar: ”Sevgili Teyzeciğim, Canım Arkadaşım… ” gibi. Sağ üst köşeye tarih atılırken yanına şehir yazılır. Sağ alt köşeye gönderen kişinin adı, soyadı yazılıp imza atılır. İçeriği tamamen yazan kişiye bağlıdır.
Edebi Mektup: Edebiyatçıların birbirlerine veya hayatlarındaki diğer insanlara gönderdiği mektuplardır. Aslında edebi mektuplar da özel mektuptur. Fakat yazarlar ve şairler tarafından yazıldığı için anlatım şekillerindeki estetikten ötürü mektuplar içerisinde özel bir yer edinir kendisine. Dil daha özenlidir. Yazan sanatçının görüşlerini, edebi hareketleri, edebi dönemleri de yansıttığı için edebi mektuplar edebiyat için belge niteliği de taşımaktadır. Biçim olarak özel mektup ile aynıdır. Cumhuriyet Dönemi Türk edebiyatındaki sanatçılar fazlaca mektubu bulunur ve bu mektuplar kitaplaşmıştır:
- Okura Mektuplar- Nurullah Ataç
- Mektuplarla Halikarnas Balıkçısı- Cevat Şakir Kabaağaçlı
- Hapishaneden Mektuplar- Nazım Hikmet Ran
- Ziya’ya Mektuplar- Cahit Sıtkı Tarancı
İş Mektupları: İki şirket ya da birey ve şirket arasında yazılan mektuplardır.
Resmî Mektuplar: Resmî kurumlar ya da birey ve bu kurumlar arasında yazılan mektuplardır.
Açık Mektuplar: Yazıldığı kişi veya kuruma gönderilmeyip basın yoluyla açıklanan mektuplardır. Açıklama, bilgilendirme niteliği taşır.
DİLEKÇE
Bir şey istemek, bilgi vermek ya da şikâyet etmek amacı ile kişilerin kurumlara yazdığı veya kurumların birbirlerine yazdığı, kendine özgü resmî bir üslubu olan kısa ve açık yazılara dilekçe denmektedir. Dilekçelerde konu uzatılmaz, kısa ve net bir şekilde ifade edilir. Beyaz A4 kağıda yazılır. Ya bilgisayarda yazılıp çıktı alınır ya da siyah veya koyu mavi tükenmez/pilot kalem ile yazılır.
- Noktalama işaretlerine ve yazım kurallarına dikkat edilir. Yazı, kağıdın tamamını kaplamaz.
- Yazı yazarken sağ, sol, üst ve alt taraftan yeteri kadar boşluk bırakılır. Alttaki boşluk genelde daha fazladır. (Yazı kısa olduğu için ve dilekçeye kaşe basılırsa yer olması adına.)
- Yazının sağ üst köşesine gün/ay/yıl olacak şekilde dilekçenin yazıldığı tarih atılır.
- Bir satır boşluk bırakıldıktan sonra dilekçenin verileceği yani yazılacağı kurumun adı sola yaklaşık şekilde satır başı yapmadan yazılıp hemen alt satırına şehir yazılır.
- Dilekçenin asıl bölümü olan metin yazılır. Sebep ya da sorun yazıldıktan sonra ikinci kısım olarak alt satıra geçilir ve ”Gereğinin yapılmasını arz ederim” vb. bir cümle yazılarak metin sonlandırılır. (Üst makamlara yazıldıysa arz ederim, alt makamlara yazıldıysa rica ederim şeklinde yazılabilir.)
- Metnin bitiminde bir satır boşluk bırakıp sağ alt köşeye imza atılıp altına isim soyisim yazılır.
- İlgili kurumun gerektiği zaman dilekçe sahibine ulaşabilmesi adına isimden sonraki satıra sola yanaşık bir şekilde adres ve adresin yanı sıra telefon veya e-posta yazılır.
- Dilekçeye belge eklenmesi gerekiyorsa belgeler eklenir ve tüm belgelerin isimleri tek tek maddeler halinde ekler başlığı altında belirtilir. Her dilekçede olmak zorunda değildir.
ÖRNEK DİLEKÇE
TUTANAK
Tutanak; belgelenmesi gereken bir durumu, olayı tespit edenler tarafından imzalanan veya meclis, kurul, mahkeme vb. yerlerde söylenen sözlerin olduğu gibi yazıya geçirilmesi ile oluşan belgedir. Tutanak, çizgisiz, beyaz A4 kâğıdına bilgisayar veya daktiloyla yazılabileceği gibi silinmez kalemle okunaklı el yazısı ile de yazılabilir. Tutanakta yanlış yazılan ifadenin üstü tek çizgi ile çizilir ve düzeltme paraflanır. Tutanakta silme, kazıma ve tutanağa sonradan ekleme yapılmaz. Birden fazla sayfa kullanılmış ise her sayfa numaralandırılır ve paraflanır. Tutanak birden fazla nüsha hâlinde düzenlenmişse her bir nüshada ıslak imza bulunur. Tutanak türlerinden en çok kullanılanları olay ve toplantı tutanaklarıdır. ancak bunların haricinde suçüstü, yangın, buluntu eşya, arama, iş kazası vb. tutanaklar da bulunmaktadır.
Toplantı Tutanakları
Öncelikle başlık bölümü bulunur ve başlık bölümünün hemen altında ”tarih, saat ve yer” bölümü bulunur. Toplantının gündemi yazılır. Görüşülen konular, söylenen sözler, alınan kararları listeleyen maddeler yazıldıktan sonra tutanak toplantıya katılanlar tarafından okunarak imzalanır.
Olay Tutanakları
Olay tutanakları hukuki süreç gerektirecek olaylar için tutulan tutanaklardır. Olayın ne zaman, nerede ve nasıl
olduğu ile olaya karışanlarla ilgili tespitler yer alır. Olaylar oluş sırasına göre anlatılır. Tutanak, tutanağı
tutanlar ve varsa şahitler tarafından okunarak imzalanır. Toplantı tutanağı toplantının başladığı andan itibaren, olay tutanağı ise olaydan hemen sonra düzenlenir. Çeşitli bölümlerden oluşmaktadır:
Başlık: Yapılan işleme göre üst-orta bölüme yazılır. İçerik açıklanmayacaksa bu bölüme sadece ”TUTANAK” da yazılabilir.
Giriş: Tutanağın düzenlenme sebebinin açıklandığı bölümdür. Mekan, zaman, olayın öğreniliş şekli belirtilir.
Gelişme: İlgili kimselerin açık bir şekilde kimlikleri ve delillerin yazıldığı bölümdür. (Aslında olayın giriş, gelişme ve sonucunun anlatıldığı bölümdür. Nasıl başladı, neler oldu, nasıl sonuçlandı gibi soruların cevabı bu bölümdedir.)
Sonuç: Yazılan yazının bir tutanak olduğunun belirtildiği bölümdür. Tutanak olduğu ve bu tutanağın taraflar tarafından okunduğu belirtilir.
Tarih-Saat: Sonuçtan sonra ara vermeden yazılır. Zorunlu bir bölümdür.
İmza: Görevliler ve diğer kişilerin ad-soyad ve imzalarının bulunduğu kısımdır.
ÖRNEK TUTANAK
E-POSTA
Teknolojik gelişmeler sonucu iletişim araçlarının da gelişmesi ve çeşitlenmesiyle birlikte elektronik posta günlük hayatta yaygın olarak kullanılmaya başlanmıştır. Yüzyıllardır kullanılan mektup, postacı ve postanenin yerini bugün
elektronik postanın yaygınlaşması ile birlikte farklı iletişim unsurları almıştır. E-posta artık günlük hayatımızın bir parçasıdır. Bu sebep ile doğru ve gerektiği şekilde yazabilmek oldukça önemlidir. E-posta, bilgisayarlar veya bir ağ içindeki belli gönderim merkezleri arasındaki elektronik bilgi iletişimine verilen addır.
Aslında bir noktada mektuba benzer. Mektuptan farkı: elektronik ortamda gönderilmesi, oldukça hızlı iletilmesi; resim, müzik, video gibi her türlü dosyanın eklenebilmesi ve alıcının bilgisayarına gönderilebilmesidir. E-posta hizmetlerinden yararlanabilmek için e-posta hesabı açmak gerekir. Bu hizmeti ücretsiz ya da ücretli veren siteler vardır. E-posta adreslerinde kullanıcının adı, adres işareti, e-posta sağlayıcısının adı, nokta (.) ve site uzantısı yer alır.
E-Posta Yazma Aşamaları
- Maile giriş yaptıktan sonra ”Yeni” butonuna tıklayarak sayfayı açın.
- Mutlaka bir hitap belirleyip mailinize bu şekilde bir giriş yapın.
- Konuyu uygun bir şekilde açıklayın. Ekleyeceğiniz dosyalar var ise yazınızın içinde mutlaka bunu da belirtin.
- İyi dilek yahut teşekkür ile yazınızı bitirin.
- Ad-soyad bilginizi de yazının alt kısmında belirtebilirsiniz.
- E-postanızı tamamladıktan sonra üst kısımdaki başlık kısmına uygun bir başlık girin. Göndericinin dikkatini çekecek bir başlık konulması gereklidir. Örneğin ”Ayşe Hanım’ın dikkatine” vb. gibi. Elbette başlıksız da gönderebilirsiniz fakat başlık muhatabınız tarafından e-postanızın daha çabuk fark edilmesini sağlayacaktır, unutmayın.
- Alıcı kısmına göndereceğiniz kişinin e-posta adresini yazın.
- E-postanızı mutlaka gözden geçirin. son aşamada gönder butonuna tıkladığınızda saniyeler içinde e-postanız karşı tarafa ulaşmış olacaktır.